Blog

KAKO DA POVEŽETE SWAY, FORMS, DYNAMICS 365 i OUTLOOK SA MICROSOFT FLOW ALATOM U POSLOVNOM SCENARIJU

PUBLISHED: 22. February 2018.

Čitajući blog Office 365 alati za koje (možda) niste ni znali, a olakšaće vam poslovanje, mog kolege Jovana Milosavljevića, došao sam na ideju da provjerim kako zaista funkcionišu neki od tih zapostavljenih alata.

Servisi koje sam odlučio da testiram su bili Sway, Forms i Flow. Zatim sam otišao korak dalje – i uspostavio vezu između ovih alata i Dynamics 365 for Sales SMB paketa, koji je u ponudi naše kompanije za mala i srednja preduzeća.

Prije nego što objasnim kako funcionišu ovi alati i kako sam ih ja iskoristio, istakao bih da su zaista nepravedno zapostavljeni, jer mogu da budu itekako korisni u svakodnevnom poslu. Bilo da su u pitanju prezentacije, prikupljanje informacija ili povezivanje – pomažu nam da svakodnevne zadatke obavimo lakše, brže, bolje i jednostavnije.

Sway

Sway je Office 365 aplikacija koja se koristi za prezentacije.

Ova aplikacija ima svoje prednosti i mane u odnosu na PowerPoint, a moj glavni utisak je da je zanimljiva i laka za korišćenje. Microsoft je predstavio Sway kao alat koji se prvenstveno koristi u edukativne svrhe, međutim i te kako ga je moguće koristiti u poslovnom okruženju. Velika prednost je što Sway dobijate besplatno u okviru Office 365.

Sway vam omogućava da kreirate interaktivne prezentacije u koje možete da unesete sadržaj sa YouTube-a, BingImages-a, Flicker-a, Pickit-a…. Navedene servise možete da pretražite direktno u Sway-ju, kao i da ih dodate sa OneDrive-a ili da ih upload-ujete sa ličnog foldera.

Što je najbolje, Sway vam preporučuje određena pretraživanja na osnovu sadržaja prezentacije.

Sway je odlično prilagođen mobilnim uređajima. Za Windows i iOS telefone ima podršku u vidu aplikacije, dok je za Android uređaje potrebno upravljati putem web browser-a, ali je prikaz i dalje veoma dobar. Posebna pogodnost za Andorid uređaje je aplikacija Edge by Microsoft uz koju preko Microsoft-ovog web browser-a dobijate kvalitetan prikaz prezantacija.

Sway mi je pri prvom susretu djelovao čudno, vjerovatno zato što sam odmah počeo da ga upoređujem sa PowerPoint-om. Kada sam se oslobodio i počeo da koristim brojne prednosti ovog alata, otkrio sam da je veoma lak za upotrebu.

To ne treba da nas čudi, s obzirom da se se u velikoj mjeri koristi u obrazovanju – da pomogne učenicima da jedostavno kreiraju, dijele i pregledaju interaktivne prezentacije sa profesorima i drugovima.

Alat nudi lak unos (import) PDF, PowerPoint, Word fajlova koji se automatski raspoređuju u prezentaciji i kreiraju slajdove iz postojećeg teksta.

Kod opcije za import postoji problem – Sway samostalno razdvaja slike od teksta. Tako, na primjer, može da se desi da se PowerPoint templejt koji ste koristili rasparča u više slajdova – odnosno da se napravi poseban slajd za svaku sliku (mada i ovakva forma ima atraktivan izgled). Takođe, prepoznaje PDF format isključivo kao sliku, pa nije moguće razdvojiti tekst od pozadine. Što se tiče PowerPointa, rješenje problema je lako: potrebno je samo da izbrišete nepotrebne slajdove u Sway-ju.

Prezentacija se lako sređuje, a postoje tri osnovna načina pregleda: horizontalno, vertikalno i po slajdovima. Pojedinačno sređivanje slajdova se svodi na promjenu templejta, fontova i veličine slova. Izbor fontova i veličina slova nije veliki, ali je sasvim zadovoljavajući.

Organizacija prezentacija u Sway-u je sljedeća: svaki dio ima svoj Heading Card (naslovnu karicu), u čijem se nastavku nalazi sadržaj vezan za taj naslov.

Dobra stvar je što u prezentacije mogu da se ubace video snimci sa YouTube-a ili nekog drugog sajta, kao i direktno sa PC-ja. Isti princip važi i za fotografije, za čiji prikaz i organizaciju vam je na raspolaganju nekoliko interesantnih efekata (animacija).

Također, uvijek je moguće odabrati između tri veličine slajda (koliki će prostor da zauzima na stranici), odnosno da li će se na ekranu naći više teksta/nekoliko klipova/slika.

Uz template dolaze i animacije prilikom promjene stranice, čiji intezitet po potrebi možete da podesite ili da ih usključite.

Dodatno, na slajdove mogu da se postavljaju linkovi i hiperlinkovi.

Forms

Forms je alat koji služi za kreiranje upitnika, kvizova, prikupljanje informacija…

Microsoft ga je predstavio kao odličan alat za školstvo koji može da se koristi za kreiranje i dijeljenje testova sa polaznicima, kao i za računanje rezultata testova. Radi se, dakle, o još jednom servisu koji se koristi u obrazovanju, ali ima i širu primjenu.

Forms može da se koristi za kreiranje anketa, sakupljanje povratnih informacija i mjerenje zadovoljstva korisnika.

Kreiranje testova, kvizova i upitnika u Forms-u je krajnje jednostavno. Sve što je potrebno da uradite je da izaberete vrstu dokumenta koji želite da kreirate, a zatim da pratite jednostavne i veoma logične korake.

Dobra stvar je što postoje razne vrste odgovora na pitanja: u vidu ocjena, pisanog odgovora (dugačkog ili kratkog), odabir između ponuđenih odgovora, izjave, rangiranje… Prilikom kreiranja pitanja, Forms nudi opciju da se označe obavezna polja, što je i te kako značajno u situaciji kada se odgovori upisuju u bazu podataka koji će se koristiti za određene aktivnosti kompanije (a pojednačni podaci utiču na uspjeh aktivnosti).

Forms je usaglašen sa Microsoft Flow-om, tako da možete da ga povežete sa drugim Microsoft alatima. U ponudi je ograničen izbor templejta, a napredniji korisnici mogu da kastomizuju svoj Flow.

Microsoft Sway i Dynamics 365

Nakon što sam isprobao spomenute Office 365, želio sam da provjerim kako mogu da se koriste u poslovne svrhe. S tim u vezi, pokušao sam da povežem Sway, Forms i Dynamics 365.

Scenario je bio sljedeći: postoji prezentacija za koju je pripremljen neki vid upitnika, a sve to je Microsoft Flow-om povezano sa Dynamics-om.

Cjelokupan scenario je prošao uspješno i bez nekih većih problema. Forms sam iskoristio u ovoj situaciji kao prijavu za dodatnu prezentaciju. Forms je povezan sa Sway-om putem hyperlink-a na kraju prezentacije i tim putem se napušta Sway i prelazi se u vezu između Dynamics365-a i Forms-a u kojoj je kao alat za povezivanje korišćen Microsoft Flow.

Moja ideja je bila da se u momentu kada se neko prijavi za prezentaciju u Forms-u, automatski kreira lead u Dynamics-u. Zatim se tom korisniku automatski šalje mejl u kome mu se zahvaljujemo na prijavi i obavještavamo ga da ćemo ga uskoro kontaktirati radi dogovora oko prezentacije.

U Microsoft Flow-u već postoje template-i za povezivanje Forms-a i Dynamics365-a, ali nijedan nije bio u potpunosti primjenljiv u ovom scenariju. Jedini korisni dio template-a u ovoj situaciji je možda mogao da bude template Forms-to-Outlook, ali i tu nedostaje Dynamics.

Odlučio sam da kreiram sopstveni Flow. U nastavku pročitajte moje iskustvo.

Došlo je do malih problema kod prepoznavanja forme u Flow-u koje sam brzo uspio da prevaziđem — sve je uspješno završeno iz prvog pokušaja.

Važno je bilo pravilno povezati polja koja su tražena u upitniku sa Dynamics365 Lead-om- Drugim riječima, morao sam prvo da provjerim koje su informacije neophodne i korisne za unošenje novog lead-a u Dynamics, a zatim da se pobrinem da ih dobijemo preko upitnika. Naglasio bih i da sam ime, prezime i e-mejl označio kao obavezna polja, jer su u pitanju bitni podaci o lead-u.

Nakon što se popune sva polja, potrebno je da se finalizuje formiranja flow-a. Time se završava cijeli proces vezivanja ovih alata.

Da li je eksperiment uspio? Naravno da jeste. Dobili smo jednu veoma kreativnu prezentaciju koja je putem drugih Microsoft alata povezana sa Forms-om, Flow-om i Dynamics365.

Moj zaključak je da često zapostavljeni Office 365 alati mogu da budu veoma korisni u poslovnom okruženju. Uz raznoliku primjenu i niz korisnih funkcionalnosti, ovi alati potvrđuju da Microsoft i te kako prati i odgovara na potrebe biznis korisnika.

Da li ste već koristili neke od ovih alata? Ukoliko imate pitanja ili želite da podijelite svoje iskustvo u primjeni i umrežavanju Microsoft-ovih servisa, slobodno nam se javite u komentaru ispod ili me direktno kontaktirajte.

LEAVE A REPLY

Your email address will not be published. Required fields are marked *