Blog

OFFICE 365 ALATI ZA KOJE (MOŽDA) NISTE NI ZNALI, A OLAKŠAĆE VAM POSLOVANJE

OBJAVLJENO: 22. januara 2018.

Kupili ste Office365? U okviru licence dobili ste dodatne alate čije ime ste samo videli, ali ne znate čemu služe? U ovom blog postu pokazaćemo vam kako često zanemereni alati mogu da uvedu značajne promene u vaše poslovanje.

Microsoft je u prethodnih par godina obogatio skup alata koji se dobijaju besplatno u okviru većine Office 365 licenci. Nažalost, korisnici često obilaze ove alate. Uglavnom  jer ne znaju čemu služe, ili jer nemaju dovoljno vremena da ih detaljno isprobaju.

Skup alata koje ćemo pokriti se nalazi u većini Office 365 licenci (preporučujemo da se pre kupovine posavetujete sa stručnjakom za licenciranje kako biste dobili tačne informacije o dostupnosti svake aplikacije u određenoj licenci).

Alati sa kojima Office 365 korisnici najščećće susreću i (nepravedno) ih zabilaze su:

Svaki od navedenih servisa može da pruži dodatnu vrednost kompanijama koje već koriste Office 365, a najbolje od svega je što su besplatni. U nastavku saznajte šta vam pružaju ovi „misteriozni“ alati:

To-Do – Budite uvek na visini zadatka

Microsoft je pokrenuo novu aplikaciju za liste obaveza pod nazivom Microsoft To-Do, koja je dostupna na vebu, iOS, Android i Windows 10 uređajima.

To-Do je aplikacija koja vam omogućava da kreirate jednostavne liste obaveza, podesite podsetnike i pratite projekte.

„To-Do će konačno zameniti Wunderlist“

Nova aplikacija ima upečatljivu sličnost sa Wunderlist-om i čak nudi mogućnost uvoza postojećih Wunderlist listi – što nije slučajnost, s obzirom da je Microsoft kupio Wunderlist još 2015. godine.

Jedna od izuzetno korisnih opcija je funkcija „My Day“, koja ohrabruje korisnike da se fokusiraju na svakodnevne zadatke. Aplikacija je povezana sa Office 365 i nudi ugrađenu integraciju sa Outlook-om zajedno sa drugim aplikacijama za Office. Funkcija pametnih sugestija je integrisana tako da preporučuje zadatke za svaki novi dan na osnovu predhodnih stavki ili starih unosa. Listama takođe mogu da se dodele emotikoni za lakše razdvajanje i, naravno, liste će lako ce se sinhronizovati na bilo kom uređaju na kojem koristite To-Do.

Microsoft planira da proširi To-Do  sa još više funkcija iz Wunderlust-a , uključujući i mogućnost deljenja liste. Planirane su i aplikacije za Mac, kao i za iOS i Android tablete, a krajni plan je da To-Do u jednom trenutku sasvim zameni Wunderlust.

Microsoft Forms – Brzo i lako kreirajte ankete, kvizove i upitnike

Nakon što je lansirao Microsoft Forms u obrazovanju prošlog leta, Microsoft je od klijenata saznao da im je potreban jednostavan alat za kreiranje anketa, kvizova i upitnika. S tim u vezi, Microsoft Forms je sada dostupan u sklopu Office 365 komericijalne pretplate.

Microsoft Forms je jednostavan alat koji vam omogućava da saznate šta klijenti misle o vašim proizvodima/uslugama, merite zadovoljstvo zaposlenih i organizujete timske događaje. Kada kažemo jednostavan, to zaista i mislimo – anketu možete da kreirate za svega nekoliko minuta, a ispitanici mogu da je popune na bilo kom internet brauzeru bez potebe da instaliraju posebnu aplikaciju.

Rezultati  anketa, kvizova i upitika dostupni su u realnom vremenu. Potrebno je samo da izaberete opciju „Responses“, gde se nalaze već pripremljeni grafikoni za instant vizualizaciju podataka. Pored toga, rezultate možete jednim klikom da otvorite i u Excel-u ako vam je potrebna detaljnija analiza.

Microsoft Forms omogućava povezivanje pitanja, što znači da možete da kontrolišete tok anketa. Takođe možete da personalizujete ankete tako što ćete promeniti temu ili dodati logotip vaše kompanije. Rezultat? Atraktivni materijali bez mnogo truda. Nakon što  kreirate materijale,  dovoljno da pošaljete link ka anketi, a ona će se prilagoditi svakoj vrsti ekrana kako bi ispitanici mogli lako da je popune u hodu.

Stream for Office 365 – Nikad bolji video sadržaj

Microsoft Stream je zamena za Office 365 Video aplikaciju. U pitanju je alat za učitavanje, razmenu, upravljanje i pregledanje korporativnih video zapisa koji mogu da se koriste za edukaciju, obuku i razmenu informacija.

Kao i Office 365 Video, Stream je nadogradnja Azure Media Services platforme. Alat može da se integriše sa SharePoint, Teams, Yammer i Office 365 grupama i koristi Azure Active Directory za autentifikaciju pristupa, a obezbeđuje i šifrovanje sadrzaja.

Takođe, Stream ima funkcionalnost za konvertovanje govora u tekst u zvučnim zapisima, kao i prepoznavanje lica u video snimcima. Microsoft je unapredio korisnički interfejs alata dodavanjem više granularnih kontrola upravljanja.

Microsoft StaffHub – Vrhunska koordinacija posla

Procenjuje se da u svetu trenutno ima preko 500 miliona zaposlenih u maloprodajnim objektima, hotelima, restoranima, proizvodnji i drugim uslužnim delatnostima. U većini slučajeva ovi radnici nemaju svoju kancelariju, namenski radni sto ili računar, što otežava pristup i razmenu poslovnih informacija. Samim tim, oslanjaju na manuelne procese i prevaziđene alate – priprema i štampanje rasporeda smena, oglasne tabli sa beleškama, bezbroj telefonskih poziva i SMS porukama pomoću kojih pokrivaju smene. Microsoft je ponudio rešenje.

StaffHub je nova aplikacija za Office 365 koja olakšava upravljanje svakodnevnim aktivnostima kroz organizaciju rasporeda, razmenu informacija i mogućnost povezivanja sa drugim aplikacijama i resursima vezanim za rad.

Upravljanje rasporedom

Microsoft StaffHub omogućava menadžerima da na jednostavan način kreiraju, ažuriraju i upravljaju rasporedima svog tima.

Zaposleni imaju pristup svim  informacijama o smenama, uključujući i mogućnost da lako zamene smene sa kolegama direktno u Microsoft StaffHub aplikacije za mobilne uređaje.

Početni ekran aplikacije daje pregled narednih smena, kao i sve važne napomene. Zaposleni takođe mogu da pogledaju ko će biti u kojoj smeni određenog dana, što je korisno ako žele da znaju sa kime će raditi ili ako žele da zamene smene.

Ako dođe do konflikta u rasporedu, Microsoft StaffHub olakšava zamenu smenu sa kolegom ili nudi preraspoređovanje. Zahtevi se uvek proseđuju menadžeru na odobrenje, a ažuriranja i obaveštenja se automatski šalju timu.

Razmena informacija

Pomoću Microsoft StaffHub-a menadžeri mogu brzo da proslede važne informacije (korporativni standardi, bilteni, vesti ili video snimci itd.) članovima tima. Takođe mogu da šalju instant poruke – na primer da ih obaveste da „u lobiju ne rade svetla“ ili da „regionalni direktor stiže za 15 minuta“. Zaposleni takođe mogu direktno da šalju poruke pojedincima ili čitavoj radnoj grupi.

Flow for Office 365 – Neka posao teče glatko

Šta je Microsoft Flow? Kao i razne druge ponude kompanije Microsoft, Flow je nova aplikacija u okviru Office 365 paketa. Uključena je u većinu pretplata i može joj se pristupiti putem Office 365 servisa. Omogućava automatizaciju poslovnih procesa kroz izgradnju radnih tokova zasnovanih na određenim aktivnostima. Na primer, kada se u SharePoint listu dodaje novi unos, možete da pošaljete e-mail korisniku uz zahtev da ga pregleda Ili, kada se fajl prenese u biblioteku dokumenata, vaš menadžer dobija e-mail u kome se traži odobrenje / povratne informacije o dokumentu.

Kako se Flow razlikuje od SharePoint Designer-a?

SharePoint Designer je alat koji služi isključivo za SharePoint. Kreiranje tokova rada u SharePoint Designer-u nije nešto što možete da obavite za jedno poslepodne. Neophodno je da naučite sintaksu, sve pojedinosti SharePoint Designer-a i da izdvojite vreme za podešavanje koda.

Microsoft Flow, s druge strane, koristi grafički korisnički interfejs koji omogućava kreiranje radnih tokova na maltene isti način kao u Vision aplikaciji. Ono što Microsoft Flow čini jednostavnim je to što možete da umrežite tokove posla sa aplikacijama kao što su MailChimp, Dropbox, Twitter, SharePoint i OneDrive.

PowerApps for Office 365 – Pojednostavite razvoj aplikacija

 

Microsoft PowerApps.  Kakav je to tačno alat? Čemu služi? Da li ga već posedujem? Da li ga je teško koristiti? Evo „jednostavnog“ objašnjenja.

PowerApps je platforma kao usluga (PaaS). Omogućava vam da kreirate mobilne aplikacije koje se pokreću na Android, iOS i Windows uređajima i skoro svakom internet brauzeru.

Ali…PowerApps je takođe i mobilna aplikacija! Istorijski gledano, razvoj mobilnih aplikacija je uglavnom uključivao kreiranje posebnih aplikacija za svaki operativni sistem na kome iste treba da se pokrenu. (jedna za iOS, jedna za Android, jedna za Windows). Razultat ovakvog rada su trostruko duže vreme razvoja, trostruko veći troškovi i znatno više uloženih resursa.

Uz PowerApps Mobile Apps, sve PowerApps koje kreirate pokreću se pomoću PowerApp aplikacije. Ovaj alat „preuzima brigu“ o razlikama između operativnih sistema i omogućava vam da lako pokrenete aplikacije. U suštini, to je kontejner koji olakšava korišćenje mobilnih aplikacija na mobilnim platformama. PowerApps-a dolazi i u veb verziji, koja predstavlja isti koncept, ali radi kroz web pretraživač umesto kroz mobilnu aplikaciju.

Šta tačno radi PowerApps?

PowerApps pruža odličan „drag and drop“ GUI kako bi vam omogućio da dodate različite kontrole (npr. polje za tekst, polje za izbor itd.), medije (slike, video, kontrole kamere za vaš telefon), forme i  ekrane za razvoj mobilne aplikacije. Takođe vam omogućava da se povežete sa eksternim izvorima podataka ili da skladištite podatke direktno unutar aplikacije. Kada kreirate aplikaciju, možete odmah da je lansirate i koristite unutar vaše kompanije.

Za šta se ovaj alat koristi?

PowerApps je dizajniran da se koristi za BUSINESS Mobile Apps. Ovaj alat nije namenjen krajnjim korisnicima zbog modela licenciranja, kao i zboh tehničkih ograničenja pri razmeni sa eksternim korisnicima u kompaniji.

Ukoliko PoweApps ne ispunjava u potpunosti vaše zahteve po pitanju mobilnih aplikacija, dobra vest je da Microsoft brzim tempom nadograđuje ovaj alat novim funkcionalnostima i nadogradnjama.

Da li imate PoweApps?

Ako imate Office 365 Enterprise E1 ili veću pretplatu, dobra vest je: imate PowerApps! To, međutim, ne znači da su vam dostupne sve njegove funkcije. Savetujemo vam da proverite stranicu za licenciranje PowerApps-a  i pogledajte koji sve nivoi licenci postoje, koje funkcionalnosti uključuju i kako možete da dobijete dobijete a-la carte licence ako nemate Office 365.

Formule u PowerApps su dizajnirane slično kao u Excel-u kako bi poslovni korisnici mogli što brže i lakše da koriste ovaj alat bez mnogo obučavanja.

Microsoft Planner – Budite uvek u toku

Šta je Office 365 Planner?

Ovaj servis je najlakše opisati kao alat za organizovanje timskog rada (kao što su Asana, Slack i Wunderlust). Office 365 Planner olakšava timovima da na jednom mestu kreiraju planove, organizuju i dodeljuju zadatke različitim korisnicima i prate napredak pomoću kontrolnih tabli. Takođe pruža centralizovano mesto za razmenu datoteka i sveobuhvatan pregled zajedničkog rada-

Office 365 Planner je usko povezan sa Office 365 grupama. Svaki put kada se kreira novi plan, automatski se kreira i nova Office 365 grupa (i obrnuto). Funkcionlnost koja ovo omogućava je Office Graph, back-end alat koji koristi mašinsko učenje da mapira odnose, podatke i aktivnosti i personalizuje iskustvo korisnika.

Sway – Prezentacije koje ostavljaju bez daha

Ako ste fan PowerPoint-a, onda ćete vam sigurno biti interesantan Sway: Microsoft-ov najnoviji alat uz koji možete da kreirate i delite prezentacije kao nikada pre! Evo šta sve treba da znate o ovom digitalnom alatu.

Sway je besplatna Microsoft Office aplikacija koja omogućava prikupljanje, formatiranje i deljenje izveštaja, biltena, web stranica i ostalih medijskih sadržaja, kao i interaktivnu prezentaciju sadržaja koji izgleda fantastično na svakom ekranu i platformi. Uz Sway, kožete da koristite video zapise ili interaktivne izveštalje kako biste maksimalno privukli pažnju publike.

Za sve koji teže da kreiraju atraktivne PowerPoint prezentacije, ovaj alat je više nego idealan. Sway vrši sva formatiranja, odabir tema, fontova i raznih drugih elemenata. Na vama je samo da unesete sadržaj prezentacije – aplikacija će se pobrinuti za sve ostalo. Za još bolju kontrolu, možete da koristite opciju „Remix“ koja vam pruža automatski pregled u realnom vremenu.

Drag-and-drop funkcija vam omogucava da brzo uneste veb sadržaj u prezentaciju, bez da izlazite iz programa. Takođe možete da dodate sadržaj sa društvenih mreža kao što su Flicker, YouTube, Bing i druge.

Jedna od najboljih strana Sway-a je što vam omogućava da brzo i lako podelite svoje prezentacije sa drugim korisnicima, čak iako nemaju instaliran Sway ili Office 365. Sve što je potrebno je da pošaljete link ka prezentaciji, a po potrebi možete i da podesite opcije privatnosti i kontrolišete ko od primalaca može da pristupu sadržaju i unosi izmene.

Sway je dostupan za Windows 10 operativni sistem, a može da se koristi i preko veb-a, kao i na iPhone i iPad uređajima.

OSTAVI KOMENTAR

Ваша адреса е-поште неће бити објављена. Неопходна поља су означена *